CRM próprio ou CRM por assinatura: qual vale mais para a sua empresa

Um CRM próprio costuma compensar quando o time de vendas é grande ou vai crescer, o processo é específico e a licença por usuário pesa no orçamento. O Salesforce costuma ser a escolha melhor quando você precisa de um ecossistema pronto de aplicativos, de recursos corporativos avançados ou quando o time é pequeno e o processo é padrão. Não existe resposta única: depende de custo, de processo e de quem vai manter o sistema.

Comparação resumida

Custo recorrente: no Salesforce, a licença cresce com o número de usuários. No CRM próprio, não há licença por usuário, mas há desenvolvimento, hospedagem e manutenção.
Custo inicial: o CRM próprio exige um investimento de desenvolvimento no começo. A plataforma pronta começa mais barata para um time pequeno.
Flexibilidade: no sistema próprio, o processo manda. Na plataforma pronta, você configura dentro do que ela permite.
Recursos prontos: a plataforma pronta traz muita coisa pronta e um mercado de aplicativos. No sistema próprio você constrói só o que usa.
Dependência: no Salesforce você depende do fornecedor e dos preços dele. No sistema próprio, depende de quem mantém o código; por isso o contrato deve prever documentação e acesso ao código.

Quando o CRM próprio costuma compensar

A conta de licença é relevante e tende a crescer com o time.
O processo de vendas é diferente do padrão e você gasta tempo contornando a ferramenta.
Você usa só uma parte pequena dos recursos da plataforma.
Quer dar acesso a muita gente (gestores, financeiro, atendimento) sem pagar por cada pessoa.

Quando NÃO vale ter um CRM próprio

Time muito pequeno e processo padrão: uma ferramenta pronta e barata resolve, e o desenvolvimento não se paga.
Você usa a fundo recursos avançados da plataforma, como automações complexas, análises e muitos aplicativos de terceiros.
Exigências de conformidade e auditoria que a plataforma já atende e que você teria de reproduzir.
Ninguém na empresa, nem um parceiro de confiança, vai cuidar da manutenção.
O horizonte é curto: se o sistema será usado por poucos meses, o investimento não se recupera.
Você ainda não definiu o processo de vendas. Primeiro organize o processo; depois escolha ou construa a ferramenta.

Como decidir

Calcule o custo de licenças em 3 anos com o time que você terá, não só o de hoje (a calculadora do guia de custo de licença ajuda).
Liste os recursos que você realmente usa.
Peça uma proposta do sistema próprio e compare o custo total no mesmo período, incluindo manutenção.
Considere o risco e o esforço de migração. Se a diferença for pequena, a ferramenta pronta provavelmente é a escolha mais simples.

Nossa posição

Construímos CRM próprio, então temos interesse em um dos lados. Por isso o diagnóstico é grátis e dizemos quando a ferramenta pronta é a melhor resposta para o seu caso.

Perguntas frequentes

CRM próprio é sempre mais barato?

Não. Para times pequenos e processos padrão, uma ferramenta pronta costuma custar menos. O sistema próprio tende a compensar quando a licença por usuário pesa e o time cresce.

Quem mantém o CRM próprio?

Pode ser a equipe da AxApps, outro parceiro ou o seu time técnico. O importante é combinar isso no contrato, com documentação e acesso ao código.